7 consigli su come scrivere una mail di lavoro in maniera professionale, evitando brutte figure, errori e le conseguenze di avere colleghi scaricabarile.
Quando si parla di “soft skills”, ce n’è una che viene spesso trascurata ed è quella di saper scrivere e-mail ben strutturate, concise e in grado di farti ottenere il risultato che desideri.
Se vuoi esser presa sul serio e trasmettere un’aria professionale, ci sono degli accorgimenti da adottare e alcuni errori che non puoi assolutamente permetterti di commettere. Vediamo alcune regole base da seguire su come scrivere una mail:
1) Oggetto: Scrivi sempre l’oggetto delle e-mail
Come sarebbe se l’80% dei libri della tua libreria avesse una copertina bianca? Dovresti ogni volta riaprirli tutti per trovare quello che stai cercando, perdendo così tempo prezioso.
Ricevere un’email senza oggetto è come ricevere un libro dalla copertina bianca in mezzo a decine di altri libri. Può incuriosire la prima volta, ma alla terza sarà già etichettata come scocciatura. Ti bastano in media 5 secondi per evitarlo: scrivi un oggetto chiaro e riassuntivo del contenuto dell’e-mail.
Evita contenuti vaghi, incomprensibili ad una prima lettura o addirittura allarmistici. In genere non fanno che irritare chi li riceve. Se c’è qualcosa di davvero “Urgentissimo” da sbrigare, meglio risolvere con una telefonata.
Nota: Subito prima dell’Oggetto vengono:
- Destinatario = la persona o le persone principali a cui vuoi indirizzare l’email.
- CC = Copia conoscenza; per chi vuoi includere nella conversazione.
- CCN = Copia conoscenza nascosta; per chi vuoi includere nell’e-mail senza che gli altri ne siano consapevoli (da usare in rari casi e con cautela!).
Per futile che possa sembrarti, quando inserisci più persone in CC non dimenticare di rispettare la “gerarchia”. Insomma non metterei il direttore commerciale alla fine dell’elenco, subito dopo la stagista. Sì, c’è chi nota e se la prende anche per queste cose! Soprattutto nel contesto italiano.
2) Come scrivere una mail efficace: vai dritta al punto
Se l’arte della sintesi non è esattamente il tuo forte, comincia ad esercitarti e a praticarla. Ogni persona considera prezioso il proprio tempo; meno gliene farai perdere, più ti saranno grati.
Se stai scrivendo a qualcuno che ancora non ti conosce, ricordati di fare una tua breve presentazione, di dire come hai avuto il contatto e della ragione per cui scrivi.
Niente caratteri strani, evita i blocchi di testo usando il capoverso e separando gli argomenti con una riga vuota. Usa anche i bullet points per elencare fatti o attività, o il grassetto per sottolineare alcune parole. Aiuterà l’altra persona a capire subito i punti chiave del messaggio.
Come scrivere una mail senza sembrare una teenager: la moda degli emoticon inizia a prender piede anche in ambito lavorativo. A meno che tu non stia scrivendo a qualcuno con cui sei particolarmente in confidenza, evita faccine che ridono, sorridono, fanno capriole, mandano baci, cuoricini, brioche, aerei e via dicendo.
Non esagerare nemmeno coi punti esclamativi. Se proprio c’è qualcosa che ti entusiasma uno è concesso, ma non sei!!!!!! (Ecco, appunto).
Se hai piùdi 15 anni, sono bandite anche le abbreviazioni tipo “cmq” o “k “al posto del “ch” (ora però non cominciare a scrivere chiwi al posto di kiwi ;).
3) Se stai inviando un allegato, non dimenticare di… allegarlo
15.18 “Ciao Marco, ti mando in allegato il report che mi hai chiesto sulle vendite di gennaio”
15.21 “Trovi in allegato il report”
Ok, alzi la mano a chi non è mai capitato almeno una volta! Se ti capita una volta col collega tuo pari non succede niente; se succede con il direttore capo del tuo capo, probabilmente per 30 secondi il tuo unico desiderio sarà quello di “allegarti”… al soffitto.
Dai sempre un’occhiata che sia tutto a posto prima di cliccare su “invia” e, se il contenuto dell’allegato può essere sintetizzato in poche righe, preferisci sempre questa opzione. Risparmierai all’altra persona di doverlo scaricare, aprire, trovare il punto saliente, etc. Un ultimo check è sempre importante anche per:
- refusi e grammatica: non importa con quanta professionalità ai redatto il budget trimestrale, quello di cui si ricorderanno sarà che hai dimenticato un’h. Se stai scrivendo in una seconda lingua che ti crea qualche incertezza e l’e-mail è di quelle importanti, chiedi a qualche collega la cortesia di darle una letta.
- destinatari: se stai rispondendo ad X per lamentarti dell’ultima e-mail di gruppo di Y, accertati che Y non rientri fra i destinatari. Ricordati che ha fatto più danni il “rispondi a tutti” involontario che la moda della permanente negli anni ’80. E a proposito di lamentele su altri colleghi e pettegolezzi, ricorda quello che dicevano i latini.
4) Scripta manent verba volant
La massima latina si presta ad essere interpretata ed applicata in due diversi modi, quando si parla di come scrivere una mail:
- Non scrivere mai (e ripeto mai) nulla che possa comprometterti nelle e-mail. Gossip e pettegolezzi da ufficio va da sé che sono da considerarsi off-limits. Ma anche per quanto riguarda pratiche o scadenze di lavoro che non sei certa di poter rispettare, tieni sempre un tono quanto più oggettivo e neutrale.Una regola d’oro? Scrivi solo quello che non ti creerebbe problemi se finisse nelle mani del tuo capo o fosse erroneamente inviato a tutti gli altri in ufficio. Insomma, senza bisogno di assumere atteggiamenti paranoici, pensa a tutelarti. Le dinamiche da ufficio talvolta sono strane e certi rapporti possono cambiare dall’oggi al domani.
Quando un uomo con una pistola incontra un uomo con uno screenshot, quello con la pistola è un uomo morto – @dario_head
- Al contrario, in situazioni in cui hai convenuto con un collega un trasferimento di compiti, responsabilità o scadenze, cerca di tenere traccia scritta dell’impegno preso. Non c’è attività più ricreativa dello “scaricabarili”, in alcuni uffici. Premunisciti.
5) Rispondi nei tempi
Ok, siamo donne. Visualizziamo e non rispondiamo prima che siano trascorsi almeno 30 minuti.
Se in campo sentimentale questa è una tecnica che può portare i suoi degni frutti, al lavoro non necessariamente è così. Non conta solo sapere come scrivere una mail, ma anche come gestire i rapporti e le tempistiche.
In quel momento sei libera e puoi rispondere ad una richiesta in pochi minuti? Fallo. L’altro ti sarà grato per avergli risolto un problema che magari gli bloccava il resto del lavoro così in fretta. Tu, d’altro canto, oltre ad esserti guadagnata la sua riconoscenza e un favore per il futuro, ti sarai liberata velocemente di un’e-mail e un pensiero in più che occupavano la tua posta e la tua mente. Quel che si dice strategia win-win.
Attenzione però! Anche qui serve una via di mezzo. Va bene essere disponibili. Essere sempre a disposizione, invece, no. Qualcuno potrebbe approfittarsene. Stai anche attenta a non trasformare l’e-mail in uno scambio di messaggi in stile whatsapp. Il tuo focus e le tue priorità ne risentirebbero.
Anche in questo caso, se ti rendi conto che lo scambio di e-mail si sta trasformando in una chatt, prendi la situazione e la cornetta in mano e discutine al telefono o fissa un meeting.
6) Sei stanca, nervosa o arrabbiata? Posponi
Se c’è una situazione valida in cui procrastinare è non solo lecito, ma anche dovuto, è proprio quando non sei in condizioni di perfetta calma e lucidità. Non importa che sia a causa della persona che ti sta scrivendo o ragioni esterne.
In questi casi il mio consiglio è sì di scrivere la tua e-mail di risposta, ma di non inviarla nell’immediato. Riprendila dopo mezz’ora, o il tempo che ti è necessario per recuperare serenità, e valutala ora con occhio più obiettivo. Scommetto che ci saranno sicuramente dei punti in cui vorrai smussare i toni.
Ricordati la regola #4: quel che scrivi rimane. Se qualcosa non quadra sii ferma e decisa, ma non lasciarti consigliare dalla rabbia o dall’agitazione del momento.
7) Attenta a come ti firmi
Tante cose sembrano scontate e banali, finché non scopri che non lo sono.
Come scrivere una mail nel modo migliore, rimane per molti ancora un territorio inesplorat.
Una delle mie prime e più significative esperienze di lavoro è stata, qualche anno fa, all’interno di un’importante azienda italiana nel settore del fashion. Dopo circa 5 mesi di lavoro, si è unita al team una nuova collega (precedentemente manager di un’importante azienda del lusso made in Italy).
Passato qualche giorno, mi sono accorta che non solo firmava le proprie e-mail usando il diminutivo del proprio nome, ma lo faceva scrivendolo tutto in minuscolo. Quando le ho chiesto come mai, mi ha risposto “ma sì, che vuoi che cambi”. Che è come dire, se produci borse e la zip fa i capricci, “eh vabbè, ma è un piccolo dettaglio”.
Certo, sarà un piccolo dettaglio rispetto alla qualità del pellame, della lavorazione, del design e del brand. Ma sta comunque contribuendo a togliere valore al tuo brand (in questo caso te stessa).
Ancora una volta, valuta il grado di formalità che ti lega al mittente e, in generale, quando ti firmi usa il tuo nome per intero (anche il cognome se si tratta delle prime e-mail con un cliente o fornitore) e con le iniziali rigorosamente in maiuscolo.
Se ti chiami Daniela e ti firmi “dany” con chi ancora non conosci, non solo con questo diminutivo stai in qualche modo minando la tua immagine e la tua professionalità, ma stai anche dando l’impressione di una ragazzina da poco uscita dal liceo, piuttosto che quella di una donna e professionista.
Di regole e regolette ne ho inserite tante in questo articolo. All’inizio per scrivere un’e-mail perderai un po’ di tempo, controllerai tutto più e più volte. Dopo un po’ però ti assicuro che diventerà tutto automatico e molto più veloce, col vantaggio che avrai imparato come scrivere una mail facendo tutto nel modo giusto. La tua professionalità ne guadagnerà. Buon lavoro!
Ah, e non dimenticarti di premere Invio 😉
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