Donne e multitasking: le prove scientifiche che ci hanno fregate

Donne e multitasking: la spiegazione scientifica del perché questo connubio è destinato a fallire. E alcuni consigli per organizzare le tue giornate lavorative in maniera molto più efficace.

Sai che digitando su Google le keyword “uomini e multitasking” compaiono 10,8 milioni di risultati, mentre per “donne e multitasking” ben 20,8 milioni? Pressoché il doppio. Un po’ come la mole di lavoro che molto spesso ci sobbarchiamo 😉

Donne e multitasking. Secondo un numero imprecisato di studi e ricerche, le donne sarebbero geneticamente predisposte a svolgere più attività in contemporanea (e tutte in maniera eccelsa).

Secondo mie recenti ricerche, i ricercatori dei suddetti studi sono tutti uomini.

Scherzi a parte… Il problema è reale, soprattutto quando viene venduto (in particolare alle donne) come la ricetta per realizzare tutto e in tempi minimi.

Il multitasking, svolgere più attività in contemporanea, ci fa in realtà stancare di più, realizzare di meno e a conti fatti ci priva di tempo prezioso per dedicarci  a noi stesse, alle persone a noi vicine e alle nostre passioni.

Ma partiamo dalle basi. Iniziano a diffondersi diversi articoli che ci dicono di evitare il multitasking in quanto dannoso e inefficace. Eppure pochi spiegano davvero 1) Il perché 2) Cosa fare in alternativa. Vediamolo insieme partendo dal primo punto.

Donne e multitasking: perché evitare questo connubio

Nel libro “Pensieri lenti e pensieri veloci“, Daniel Kahneman spiega quali sono i due processi di pensiero che caratterizzano la nostra mente. Semplificando, possiamo riconoscere due “sistemi”:

• Sistema 1 (automatico): è quello veloce e intuitivo. Si basa su attività di pensiero automatiche (come allacciarci le scarpe) ed involontarie (come allontanare la mano da una fiamma), richiamando a supporto emozioni ed esperienze del passato. Proprio per questo può essere soggetto ad errori, giudizi non corretti e bias (esempio: “ho fatto così in quella situazione, quindi sicuramente funzionerà anche in questa” – magari!).
• Sistema 2 (deliberato): più logico, lento e riflessivo, a differenza del primo entra in azione quando dobbiamo svolgere compiti che richiedono concentrazione e autocontrollo, offrendoci suggerimenti fondati su fatti concreti ed elaborati con criterio logico. E’ il sistema che ci permette di sviluppare competenze e abilità più complesse, eseguendo con sempre maggiore facilità operazioni via via più difficili. Nonostante la sua maggiore efficienza e produttività, il problema del sistema 2 è che si distrae facilmente (lasciando il campo al sistema 1, che come abbiamo visto può essere soggetto ad errori sistematici) e si concentra difficilmente.

Ed ecco qui la spiegazione al problema: il sistema 2 non è “capace di multitasking”. Quando crediamo di svolgere più compiti in contemporanea, in realtà lo stiamo solo costringendo  a spostarsi continuamente da un’attività all’altra in maniera molto veloce (gira il sugo, controlla i bambini, rispondi al telefono, leggi l’email… ops, il sugo si è bruciato!).

E ogni volta che questo accade, perdiamo un po’ di tempo ed energia. Sommando tutte le volte che la cosa accade nell’arco della giornata, si può dire che bruciamo molto tempo ed energia (e anche il sugo per la pasta).

Non sei ancora convinta? Leggi qui…

Lo so. A volte sentirci impegnate ci fa sentire soddisfatte, ci dà l’impressione di stare lavorando sodo. Le ricerche però dimostrano il contrario. Il multitasking danneggia la produttività, rallenta i ritmi a cui svolgiamo i nostri compiti e allunga le giornate.

Sì, certo, ci sentiamo impegnate. Ma in realtà stiamo facendo meno e lo stiamo facendo anche peggio.

Ho trovato un esercizio simpatico, tanto semplice quanto efficace nel dimostrare questa tesi, nel libro “How to have a good day” di Caroline Webb (qui la versione italiana). Proviamo?

• Apri l’app del cronometro sul tuo telefono
• Facendolo partire, pronuncia ad alta voce le lettere dalla A alla L e subito dopo i numeri da “1” a “10”. Ferma il cronometro e segna quanto tempo hai impiegato.
  Come diceva il buon Giovanni Muciaccia: “Fffatto?“
• Ora prova a mischiare le due cose alternando le lettere (dalla A alla L) ai numeri (da 1 a 10). Quindi dovrei pronunciare lettere e numeri a coppie “A1”-“B2”-“C3″… fino ad arrivare ad “L10”. Fffatto? [Muciaccia, ci manchi] Bene, ferma il cronometro e segna quanto tempo hai impiegato.

Noti delle differenze? Scommetto che il secondo esercizio ha richiesto molto più tempo del precedente. Nel mio caso ben 12 secondi in più, ed ho anche sbagliato la prima volta! A te come è andata?

Questo accade perché, ogni volta che cambiamo attività, il nostro cervello ha bisogno di staccare dalla prima e rimettersi a lavorare sull’altra. In entrambi i casi pronunciamo lo stesso numero di lettere e numeri, eppure nel secondo serve molto più tempo e impegno. E ogni volta perdiamo focus e concentrazione preziosa (rendendoci più stanche a fine giornata).

Se ancora non sei convinta, dai un’occhiata al risultato di questi due studi:

• Alla Vanderbilt University, nel Tennessee, hanno dimostrato che le persone impegnate in due attività simultanee hanno richiesto il 30% di tempo in più per svolgere l’esercizio e commesso quasi il doppio degli errori rispetto a coloro che hanno completato le attività separatamente. Insieme a questo, la loro capacità di prendere decisioni è drasticamente diminuita.
• Un altro studio realizzato sui dipendenti Microsoft ha invece dimostrato che quando una persona viene interrotta da un’email (a prescindere che poi decida di rispondere oppure no) ha bisogno poi di 15 minuti per tornare ad essere completamente concentrata.
  Pensa a quante volte passi da una finestra all’altra del tuo computer, o dal lavoro sul computer alle distrazioni sul tuo telefono. Ecco, fai tu i conti.

Come debellare quindi l’abitudine al multitasking? Queste sono alcune delle strategie che utilizzo e che ritengo più efficaci.

5 strategie anti-multitasking (e salvatempo!)

 

1. Prendine consapevolezza

Ti accorgi mai di quante volte torni a guardare le e-mail mentre ti sei data un’ora per lavorare ad una presentazione? O quante volte interrompi capo o colleghi con domande a cui potresti facilmente trovare risposta da sola? O ancora, quante volte ti distrai da quel che stai facendo per una notifica sul telefono?

Non viviamo in un tempio buddhista. Le interruzioni e le distrazioni fanno parte delle nostre giornate e dobbiamo sicuramente imparare ad essere flessibili. E’ però altrettanto importante renderci conto dei momenti in cui cadiamo in questo tranello, per evitare di ripetere sempre lo stesso errore.

Come? Installa un’app che ti segnali quanto tempo trascorri o accedi al telefono nel corso della giornata; queste sono due buone opzioni per Android e iOS. Prova ad usarle per una settimana e poi fammi sapere. Oppure prendi un post-it, tienilo accanto a te sulla scrivania (o direttamente sopra lo schermo del telefono per una terapia d’urto) e segna una X ogni volta in cui ti rendi conto di passare inutilmente da un compito all’altro. Che sia per noia, mancanza di concentrazione o voglia di nuovi stimoli.

2. Raggruppa

Prima di iniziare a lavorare (o addirittura la sera precedente, prima di lasciare il lavoro), decidi quali saranno le attività della giornata su cui intendi focalizzarti. Individua quelle simili fra loro e raggruppale in blocchi di tempo dedicati esclusivamente a queste. Nell’esempio che abbiamo visto, per completare l’esercizio più velocemente dovevamo raggruppare le lettere e i numeri per pronunciarli separatamente. Vale lo stesso per la nostra giornata.

Facciamo un esempio:

• 9.00 – 9.30: Leggere e rispondere alle e-mail + pausa caffè
• 9.30 – 10.25: Riunione 1:1 con il capo
• 10:30 – 10.55: Riunione con il team vendite
• 11:00 – 13.00: Prima bozza strategia terzo trimestre

Insomma, cerca di raggruppare fra di loro attività simili (email, riunioni, lavoro creativo, commissioni, fatture e via dicendo). Così facendo il tuo cervello non sarà costretto a passare continuamente da un compito all’altro, facendoti risparmiare tempo e stanchezza.

3. Rimanda (ma prendi nota!)

Hai presente le due app per Android e iOS che ti ho suggerito qui sopra? Le ho aggiunte all’articolo solo dopo aver finito di scriverlo. Il mio primo istinto sarebbe stato quello di andare a cercare le migliori da consigliarti già mentre scrivevo, ma so benissimo che così facendo avrei interrotto il flusso della scrittura e mi sarei persa in mille distrazioni. Ho così sottolineato quella parte in rosso e deciso di tornarci in un secondo momento.

Ecco perché è utile prendere consapevolezza dei momenti in cui ci distraiamo: possiamo decidere consapevolmente se vale la pena eseguire quell’attività in quel momento oppure posticiparla.

“Sì ma se non la faccio subito poi me ne dimentico”.

Perfetto. Dividi il post-it di cui parlavamo prima in due sezioni. In una indica le volte in cui ti sei distratta o hai avuto la tentazioni di farlo, nell’altra appuntati le cose che non vuoi dimenticare ma che hai scelto di fare in seguito per non distrarti.

4. Rimuovi

Lasceresti mai il barattolo di Nutella in casa, una volta deciso di metterti a dieta? Immagino che la risposta sia sì… se vuoi essere sicura di voler fallire!

Vale lo stesso in questo caso. La lucina lampeggiante sul telefono, le notifiche delle varie app, la suoneria, le altre finestre del computer in cui compaiono nuove email e chat, l’amica che ti scrive su whatsapp per un consiglio sentimentale, la collega che fa domande… Tutto contribuisce a distrarti e mandare in tilt il tuo sistema deliberato.

Come nel caso Nutella e dieta, la soluzione migliore è liberarsi di queste distrazioni alla radice. Chiudi le finestre aperte, vai a lavorare in un’altra stanza, togli le notifiche dei social (abitudine molto positiva in ogni caso) o metti il telefono in modalità aereo.

5. Inizia da piccoli passi e celebra i risultati

Inizia con 10 minuti di tempo non distratto in cui ti dedichi ad un’unica attività. Magari quella che rimandi da un po’ e che pure richiederebbe solo mezz’ora per essere ultimata; 30 minuti in cui ti dedichi solo a quella, senza destreggiarti fra altre dieci cose da fare. Se già non la conosci o la utilizzi, la tecnica del pomodoro può essere una valida alleata.

Prendi nota di quello che sei riuscita a fare in quell’arco di tempo, sarà una bella presa di consapevolezza di quanto tempo puoi risparmiare evitando il connubio “donne e multitasking”. E premiati; che sia con una pausa per un buon caffè, una passeggiata, una telefonata con un’amica o un semplice momento di relax.

Insomma, non di soli doveri vive l’uomo. Figuriamoci la donna 😉

Un’ultima considerazione

Donne e multitasking… Io non so come sia nata e continui a propagarsi questa storia, questa leggenda metropolitana divenuta realtà, questo mito di cui cerchiamo di dimostrare l’esistenza ogni giorno senza alcuna convenienza.

Forse facendo passare questa “dote innata” come prerogativa unicamente femminile. Come un complimento riservato solo a noi, esseri speciali, moderne dee Kālī a 4 braccia.

Qualcosa che noi stesse (furbissime) ben presto abbiamo iniziato a rendere ragione di vanto, una medaglia di appuntarci al petto. E, non troppo più tardi, anche motivo di sensi di colpa, quando necessariamente arriviamo al punto di non riuscire più a fare tutto.

“Eh, qui se non fai dieci cose alla volta non riesci a farne nessuna. Che vuoi farci? Mio marito è così, non riesce nemmeno a spostare un bicchiere mentre è impegnato in altro”.

Amiche, chiariamo subito una cosa: un uomo potrebbe spostare un bicchiere, un tir e una scolaresca in gita, se tutte queste cose insieme gli impedissero la visuale della tv durante la diretta della Champions. Solo che pensa che non gli convenga. Perché tanto sa che le farete voi.

Poco importa che sia con il vostro compagno, il collega che se ne approfitta o l’amica che non dimostra grande rispetto del vostro tempo. Se questo accade e vi spinge a dovervi destreggiare ogni giorno come un giocoliere fra mille attività diverse, mettete le cose in chiaro e spiegate con calma e tranquillità il vostro nuovo approccio.

Sul lungo periodo sarete molto contente di averlo fatto.

Buon monotasking a noi tutte 🙂