Ferie estive: 5 cose da fare prima di partire per godertele al massimo

Preparati al meglio alle tue ferie estive per lasciare il lavoro senza ansia, goderti le tue meritate vacanze e tornare al lavoro ricaricata e piena di energie per ripartire.

Ah, le agognate vacanze estive!

A volte arriviamo così stanche da iniziare il countdown intere settimane prima, salvo poi accorgerci che:

• Sono passate in un lampo;
• Non siamo riuscite a rigenerarci e staccare del tutto;
• Abbiamo fatto metà delle cose che volevamo fare e…
• come se nulla fosse, è già tempo di tornare al lavoro.

Per evitare questi effetti, nei miei anni di lavoro da dipendente sono diventata sempre più intenzionale nel prepararmi alle vacanze estive. Ormai ho una vera e propria checklist che uso da anni per arrivare alle vacanze organizzata, assicurarmi di godermele a pieno e di avere un ritorno quanto meno traumatico possibile.

Eccola qui.

1. Due settimane prima delle tue ferie estive: inizia ad organizzare

Il countdown al momento in cui potrai immergere i piedi in acqua deve iniziare non solo nei tuoi pensieri, ma anche al lavoro. Altrimenti, per rimanere in tema, rischi di arrivare gli ultimi giorni con l’acqua alla gola, tante cose ancora da chiudere e ulteriore stress accumulato di cui doverti liberare i primi giorni delle tue ferie estive.

Guarda alla tua agenda e a quello a cui stai lavorando e inizia a darti degli obiettivi realistici (su ciò che vuoi concludere prima di andare in ferie) e a mettere dei paletti (su ciò che necessariamente andrà a finire dopo le vacanze).

Dove opportuno, comunica il tuo piano al tuo capo, il tuo team e colleghi. Parla molto chiaramente e apertamente delle consegne e scadenze anche in relazione alle tue vacanze. L’ultima cosa che vuoi è che un collega si svegli alle 14 del tuo venerdì pre-partenza per chiederti un “favore veloce” di un paio d’ore.

Pur con tutta la flessibilità necessaria quando si lavora in team, non avere timore di essere assertiva nel far rispettare i tuoi tempi e spazi (sì, anche quelli delle ferie estive e del tuo riposo e relax). E di ripeterlo una volta in più se necessario.

È normale che le tue vacanze non siano la priorità dei tuoi colleghi, ma a maggior ragione devono esserlo per te.

“Ciao Massimo, fammi sapere se ti serve ancora quel report. Dal 12 ho preso 2 settimane di vacanze, ma se mi dici di cosa hai bisogno entro martedì posso inviartelo prima di andarmene”.

Ecco qui un esempio. Puoi comunicarlo a voce o, per i colleghi meno team-player e più refrattari, inviare un’email e lasciarne traccia scritta. Sai com’è… verba volant, scripta manent 🙂

2. La settimana prima: è tempo di rendere le cose ufficiali

• Probabilmente hai già bloccato in calendario i giorni in cui sarai via. Se non lo hai fatto, questo è il momento.
• Inizia a chiudere pratiche e progetti e a delegare ai tuoi colleghi dove opportuno.
• In UK è super comune creare un handover doc, ovvero un documento in cui mettiamo per iscritto i progetti ancora in corso con le indicazioni, se necessario, di quello che ti aspetti facciano gli altri in tua assenza.
• Personalmente blocco sempre in calendario sia il pomeriggio del giorno in cui vado via che la mattinata di quello in cui rientro, così da avere il tempo necessario per chiudere. Per questo basta inserire un appuntamento di 4 ore nel tuo calendario che dica “No meetings”.
• Per il rientro organizzo 2 o 3 call (non prima di un paio d’ore per leggere le email più importanti e riambientarmi) con le persone che lavorano a più stretto contatto con me, per avere un recap a voce veloce direttamente da loro. Così facendo al tuo rientro ti sarà più facile sapere su cosa concentrarti e cosa invece non è più rilevante (anche delle tante email ricevute che ti guardano minacciose nella inbox).
• Oltre all’handover doc per i miei colleghi, cerco di crearmi anche un documento di recap per me per quando tornerò. Quello di cui ti stai occupando ora è super fresco nella tua mente, ma dopo due settimane di assenza fra mare e sole potrebbe volertici un po’ per ricordarti dov’eri con quelli pratica o cosa dovevi completare di quel progetto.

Pensa come se fossi la tua assistente personale e chiediti: cosa troverebbe utile la me stessa appena tornata dalle vacanze?

3. L’ultimo pomeriggio: tempo di impostare l’Out Of Office!

È il momento di dichiarare al mondo che fai sul serio con le tue vacanze 😉

L’email automatica che dice che sei in vacanza è un must per essere professionale e far sapere che non ci sei (sia a persone interne che esterne all’azienda). Ma anche per non essere tempestata di email durante la tua assenza.

Spesso chi la riceve non si sofferma sul contenuto, ma per chi fa eccezione e vorrebbe la tua reperibilità perenne, anche il contenuto conta.

Niente: “Sono in vacanza ma cercherò di controllare le mie email appena possibile durante la mia assenza. Mi scuso in anticipo per il ritardo nella risposta”

Queste sono le tue ferie estive. Dopo un anno di fatica, impegno, grigiore e lockdown hai tutto il diritto di staccare!

A meno che per qualche ragione tu non debba o voglia dare la reperibilità (sei un medico salvavite?) vai piuttosto con qualcosa del tipo:

“Sarò assente dal giorno X al giorno Y incluso. Non avrò accesso alle mie email, ma cercherò di rispondere appena possibile al mio rientro. Per richieste urgenti, rivolgersi a pincopallino@gmail…” [email di un collega con cui ti sarai già accordata su questo punto]

• Ultima cosa che faccio in ufficio: decluttering. Che sia fisicamente alla mia scrivania o fra le email (sono una grande fan del sistema Inbox 0, per cui in genere parto sempre con zero email nella posta in arrivo), mi piace partire leggera anche in questo senso. A maggior ragione in questo periodo di lavoro ibrido in cui per sempre più aziende le scrivanie vengono utilizzate a rotazione.
• Vale lo stesso per la casa. Non c’è sensazione più brutta di quando si torna a casa dopo le vacanze che ritrovare la confusione e il casino del pre-partenza. Negli anni ho affinato questa tecnica fino al punto da prepararmi alcune delle coccole che in genere ti aspettano negli alberghi più di lusso. Le mie pantofole da casa all’ingresso; l’accappatoio lavato, morbido e piegato che mi aspetta per una doccia rigenerante dopo il viaggio; i vestiti confortevoli da indossare mentre svuoto la valigia e ordino o preparo la cena; dell’acqua fresca in frigo. Piccole attenzioni che però rendono il rientro un po’ meno dolceamaro e un po’ più “trattamento cinque stelle casalingo“.

4. Game on: definisci le tue intenzioni per le ferie

Ok, sei ufficialmente in vacanza. Probabilmente non vuoi sentire la parola “to-do list” nemmeno a pagare.

C’è però qualcosa che ti consiglio comunque di fare per vivere le tue ferie estive con intenzionalità, senza arrivare alla fine con quella fastidiosa sensazione di incompiutezza (che ogni vacanza ha per sua natura, ma possiamo sempre cercare di ridurla :)).

Quel vago rimpianto post-vacanziero di cose che avresti voluto fare di più. Altre che avevi in mente e non hai fatto. Esperienze che non ti sei concessa.

Nel mio caso, prima della partenza cerco di darmi delle “intenzioni” per la vacanza. Non sono veri e propri obiettivi, ma appunto un’intenzione di ciò che la vacanza (o meglio ancora le sue varie parti) voglio che rappresentino.

Ad esempio:

• Voglio crearmi delle ore ininterrotte di relax e riposo per leggere tutti i libri arretrati senza usare il telefono (al mare)
• Desidero prendermi del tempo per me, per rimanere in silenzio coi miei pensieri, scrivere e riflettere sui cambiamenti di vita a cui sto riflettendo da un po’
• Voglio essere attiva e andare spesso a camminare e un paio di volte a fare delle escursioni (in montagna)

Nel mio caso mi aiuta avere una pianificazione di massima dei giorni di vacanza. Se per me è importante rivedere gli amici, quando li vedrò? Probabilmente è qualcosa che organizzerò un paio di giorni prima di partire. Se voglio prendermi del tempo per fare delle camminate, quando lo farò? E via dicendo.

Alla fine c’è sempre qualcosa che avrei voluto fare di più o di meno, ma questo sistema mi aiuta a vivere quei giorni a pieno.

5. Stacca… ma per davvero!

Email e notifiche dal lavoro? Quelle devono essere le prima ad andarsene via.

Se hai dato reperibilità per delle ragioni specifiche e devi proprio rispondere, a meno che si tratti di urgenze, non affrettarti subito a tornare con la testa al lavoro.

Questo è il tuo sacro, meritato e necessario tempo per ricaricare le pile. Non fartelo rosicchiare dal lavoro.

Goditi a pieno le tue ferie estive. Fai le esperienze che avevi in mente. Immergiti nei posti, i profumi, i sapori e i suoni dei luoghi in cui ti trovi. Riconquista il tempo per ascoltarti, ascoltare, leggere, divertirti, discernere.

Le vacanze non sono solo un momento di divertimento, ma anche un impegno verso te stessa e la tua salute (soprattutto se hai passato momenti di grande impegno o burnout).

Assapora anche i momenti di noia e ricordati che ti mancheranno anche quelli una volta che sarai rientrata in ufficio e, passate le prime quattro ore, sarà come non essere mai stata via.

Ultime due cose che faccio sempre:

1. Se da giovane il mio mantra era “Vacanza fino all’ultimo minuto”, col tempo ho iniziato ad apprezzare il fatto di avere almeno un giorno di stacco fra il viaggio (che nel mio caso, vivendo a Londra, include quasi sempre l’aereo) e il rientro al lavoro. Rende il passaggio più dolce.
2. So bene (anche per esperienza) che non in tutti i posti di lavoro c’è un grande rispetto per le ferie estive altrui… La parte un po’ ribelle di me è sempre andata contro questo tipo di cultura aziendale e ho sempre portato avanti il mio modo di intendere il connubio vita-lavoro. Massimo impegno quando sono al lavoro e zero sensi di colpa quando arrivano le meritate vacanze. Paradossalmente, a volte far valere i nostri diritti è più difficile che farlo per qualcun altro. E allora parti da lì. Se un collega va in vacanza, fallo sentire a suo agio, renditi disponibile ad aiutarlo con un paio di cose mentre è via, salutalo col sorriso quando gli auguri buone vacanze. Se una collega va in ferie dopo un anno di lavoro, dille con apertura e sincerità di godersi i suoi giorni di riposo e di ignorare le email di lavoro.

I grandi cambiamenti passano anche da qui. Un bell’ambiente di lavoro può nascere anche dal basso e in senso orizzontale da colleghi, quand’anche non si origina dall’alto.

Mi auguro che questa checklist ti sia stata utile.

Ti auguro una splendida vacanza, ovunque tu vada (se vuoi scrivermelo, ci leggiamo nei commenti).

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